Pleo offre carte di pagamento fisiche e virtuali per le aziende e automatizza le spese – Leggi la nostra recensione con pro e contro.
Stai attualmente gestendo una piccola e media impresa che ha bisogno di effettuare acquisti legati al lavoro? Se è così, allora saprai che tenere d’occhio chi ha speso quello che può essere un compito ingombrante che è pieno di scartoffie.
Non solo i tuoi dipendenti hanno bisogno di accedere a una carta di credito aziendale per effettuare un acquisto, ma poi passano la rispettiva ricevuta al tuo reparto contabilità. Quindi hai il fastidio di riconciliare la spesa tramite il tuo programma software di contabilità.
Tuttavia, una nuova startup FinTech – Pleo, ritiene di avere un servizio già pronto che allevia i problemi delle spese del personale. Attraverso le sue carte di debito Pleo virtuali e fisiche, le spese aziendali possono ora essere semplificate con un clic di un pulsante.
Se questo suona come qualcosa che potrebbe avvantaggiare te e la tua attività, assicurati di leggere la nostra recensione approfondita di Pleo. Copriamo i dettagli di come funziona Pleo, per chi è adatto, quali problemi risolve e altro ancora!
Nota: Pleo è disponibile solo per le aziende con sede nel Regno Unito, in Svezia, Germania e Danimarca.
Cos’è Pleo?
Fondata nel 2015, Pleo è una società FinTech danese con uffici nel Regno Unito, che mira a risolvere i problemi delle spese aziendali. In poche parole, l’azienda lo fa attraverso il suo innovativo software di spesa basato su app. Il software ti consente di ottimizzare le spese aziendali con un clic di un pulsante, con tutto riconciliato non appena il dipendente scatta un’istantanea della ricevuta.
Questo è pienamente supportato da una carta di debito MasterCard che può essere distribuita ai tuoi dipendenti, sia in forma virtuale che fisica. Il primo è destinato agli acquisti online, mentre la carta fisica è per gli acquisti effettuati nel mondo reale.
Sebbene Pleo consenta alle aziende di distribuire carte di debito a più dipendenti, tutto può essere controllato da un portale centralizzato. Ciò significa che è possibile impostare limiti di spesa su base dipendente per dipendente e vedere esattamente cosa viene acquistato non appena la vendita è stata effettuata.
Inoltre, i dipendenti saranno in grado di assegnare l’acquisto a una specifica categoria di spesa non appena l’acquisto va a buon fine, rendendo successivamente un gioco da ragazzi riconciliare la transazione in un secondo momento. Pleo è inoltre dotato di un utile sistema di integrazione che consente di unire le spese con noti programmi software di contabilità. Ciò include artisti del calibro di Sage, Microsoft Dynamics, Xero e Quickbooks.
Come funziona Pleo?
Per evidenziare perché Pleo potrebbe essere vantaggioso per te e la tua attività, vale la pena dare un rapido esempio di come la piattaforma funziona tipicamente nella pratica.
Distribuzione di schede
Prima di tutto, devi valutare quale dei tuoi dipendenti ha un requisito per effettuare acquisti per conto della tua azienda. Questo potrebbe essere un dipendente responsabile dell’ordinazione di articoli di cancelleria o un dirigente delle vendite che ha l’obbligo di recarsi dai clienti. In entrambi i casi, non c’è limite al numero di carte che puoi assegnare ai tuoi dipendenti.
Ricarica il tuo account Pleo
Poiché le carte Pleo operano in modo simile alle carte di debito, dovrai assicurarti che siano finanziate. Per fare ciò, dovrai trasferire fondi sul tuo account Pleo dedicato. Indipendentemente dal numero di carte che hai in funzione, gli acquisti saranno quindi finanziati dal denaro che hai nel saldo del tuo account.
Limiti di spesa
È consigliabile installare limiti di spesa specifici sulle carte Pleo del tuo dipendente. Il portale degli account offre una grande flessibilità in questo senso, in quanto è possibile impostare limiti di spesa individuali su base dipendente per dipendente. Ad esempio, se hai un budget mensile di cancelleria di £ 300 al trimestre, puoi implementarlo su una specifica carta Pleo. Non preoccuparti, puoi aumentare o diminuire i tuoi limiti di spesa come e quando lo ritieni opportuno tramite il tuo account Pleo.
Utilizzo della carta
I tuoi dipendenti saranno in grado di utilizzare la loro carta Pleo ovunque sia accettata MasterCard. In quanto tale, ciò consente acquisti sia online che in negozio, nonché presso un bancomat. Per spiegare ulteriormente come funziona il processo di transazione, diciamo che un membro dello staff acquista un biglietto del treno da £ 75 per visitare un potenziale cliente.
Non appena viene effettuato l’acquisto, sul telefono cellulare del dipendente verrà visualizzata una notifica che chiede all’individuo di assegnare la spesa a una categoria di spesa predefinita. In questo esempio, il dipendente potrebbe decidere di assegnare l’acquisto del biglietto del treno a “Viaggi”.
Ricevuta delle spese
Una volta che il dipendente ha assegnato la transazione a una specifica categoria di spesa, gli verrà chiesto di scattare una foto della ricevuta. Possono farlo con la fotocamera del loro telefono cellulare, con la ricevuta successivamente caricata sul tuo account Pleo. Ciò elimina essenzialmente la necessità per il dipendente di conservare la ricevuta e consegnarla al reparto contabilità in un secondo momento.
Riconciliazione
Uno dei vantaggi generali dell’utilizzo di Pleo è la facilità con cui le spese aziendali vengono riconciliate. Normalmente, il reparto contabilità dovrebbe attendere una ricevuta fisica e quindi riconciliare manualmente la spesa all’interno del rispettivo programma software di contabilità. Non solo il processo è ingombrante, ma richiede anche documenti inutili.
Al contrario, Pleo automatizza l’intero processo di riconciliazione per te. Infatti, non appena il dipendente ha assegnato all’acquisto una categoria di spesa e ha scattato un’istantanea dello scontrino, il processo è effettivamente curato. Inoltre, Pleo ti consente di collegare le tue note spese con noti pacchetti software di contabilità, quindi non è necessario inserire manualmente la spesa.
Per chi è adatto Pleo?
Pleo è adatto per aziende di tutte le forme e dimensioni che desiderano semplificare il processo di spesa aziendale. Che tu sia un imprenditore individuale o un’azienda a tutti gli effetti con un sacco di dipendenti, Pleo è potenzialmente utile per la tua azienda.
Al momento della scrittura, Pleo è disponibile solo per le aziende con sede nel Regno Unito, Svezia, Germania e Danimarca.
Quanto costa Pleo?
Pleo è un servizio a pagamento che offre tre piani tariffari individuali.
Il piano specifico che scegli dipenderà probabilmente dalle esigenze della tua attività, quindi abbiamo delineato alcuni dei principali fattori di differenziazione di ciascun piano di seguito.
Piano essenziale – £ 5 per utente, al mese
Il piano di costo più basso disponibile su Pleo è il piano essenziale e costa £ 5 per utente, al mese. Un utente è definito come un dipendente che avrà una propria carta, quindi se hai 5 dipendenti che richiedono carte Pleo, pagherai £ 25 al mese.
I piani essenziali ti danno accesso a MasterCard sia in plastica che virtuali e sarai in grado di acquisire istantaneamente il nome del commerciante, le dimensioni della transazione e la categoria di spesa ogni volta che viene effettuato un acquisto. Inoltre, il piano essenziale offre anche ricevute automatizzate, integrazione con software di contabilità chiave e supporto umano.
Pertanto, avrai accesso alla stragrande maggioranza delle funzionalità offerte da Pleo.
Piano Pro – £ 10 per utente, al mese
Se da allora la tua azienda è cresciuta di dimensioni e quindi hai bisogno di funzionalità aggiuntive, allora potresti prendere in considerazione il piano Pro a £ 10 per utente, al mese. Naturalmente, avrai accesso a tutte le funzionalità disponibili con il piano essenziale, oltre a molto altro. Ciò include la possibilità di installare limiti e recensioni su ciascuno dei tuoi utenti, nonché di ricevere notifiche quando un utente supera un limite predefinito.
Ottieni anche informazioni dettagliate in tempo reale su ciò che ogni dipendente o reparto sta spendendo, con la possibilità di scaricare i report con un clic di un pulsante. Il piano Pro offre anche di più sotto forma di personalizzazione, come la possibilità di importare codici IVA.
Piano Premium – Piano tariffario personalizzato
Conosciuto come “Very Important Pleo’er”, il piano Premium è adatto alle aziende di dimensioni maggiori, con maggiori esigenze quando si tratta di fare e riconciliare le spese aziendali. Non esiste una struttura dei prezzi valida per tutti con il piano Premium, in quanto deve essere negoziato direttamente con il team di Pleo.
Tuttavia, il piano Premium offre tutto ciò che viene fornito con i piani Essential e Pro, oltre a un account manager dedicato. Puoi anche utilizzare la funzione di onboarding personalizzata della piattaforma e persino ricevere formazione in loco su come utilizzare Pleo in modo efficace.
Qualunque sia il piano tariffario con cui vai, Pleo dedurrà il tuo abbonamento mensile dal saldo del tuo account principale.
Altre tasse su Pleo
Oltre alla quota di abbonamento mensile, ci sono una serie di altri costi di cui devi essere a conoscenza. Ecco una ripartizione dei principali addebiti che probabilmente sperimenterai quando usi il tuo account Pleo.
- Ordine della carta fisica: Mentre la prima carta Pleo viene distribuita gratuitamente, ogni carta aggiuntiva verrà fornita con una commissione una tantum di £ 10. Non è previsto alcun costo per la creazione di carte virtuali aggiuntive, e questo può essere fatto come e quando è necessario tramite il portale dell’account Pleo.
- Prelievi bancomat: Se uno dei tuoi dipendenti ha bisogno di prelevare contanti da un bancomat, dovrai pagare £ 4 per transazione. Questo è il caso dei ritiri a livello nazionale e all’estero. Non è previsto alcun costo quando si utilizza la carta presso un terminale POS.
- Transazioni estere: Se utilizzi la tua carta Pleo su una transazione che viene elaborata in una valuta diversa da quella collegata al tuo conto (GBP nel Regno Unito o EUR altrove), pagherai una commissione FX del 2%. Questo vale anche per i prelievi bancomat esteri.
- Restituzione dei fondi Pleo: Se hai bisogno di trasferire fondi da Pleo e tornare al tuo account aziendale, dovrai pagare una commissione fissa di £ 25 per transazione.
Integrazione di Pleo con il software di contabilità
Pleo attualmente consente l’integrazione con 9 noti programmi software di contabilità, con altri 3 nella pipe-line. Abbiamo elencato i programmi software di seguito.
- Xero ·
- Fortnox ·
- E-conomic
- Saggio
- Dinero
- Quickbooks
- TimeLog
- Eazyproject
- Scatola del negozio
Prossimamente
- Uniconta
- Cartella
- Data
Pleo è sicuro?
Il team di Pleo afferma che “i dati e i fondi dei clienti sono protetti dai più alti standard e certificazioni del settore”. Per quanto riguarda i dati della tua azienda, Pleo è pienamente conforme alla legislazione GDPR dell’UE e la piattaforma stessa è certificata PCI. Pleo offre anche una protezione antifrode 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per garantire che le tue carte non vengano utilizzate per scopi dannosi.
Tu come utente Pleo hai effettivamente la possibilità di bloccare temporaneamente una, alcune, di tutte le tue carte se sospetti un uso illecito. Poiché pleo fa anche parte della Politica di responsabilità zero di MasterCard, le transazioni non autorizzate saranno rimborsate. In termini di protezione dei tuoi fondi, tutti i depositi Pleo sono tenuti in conti bancari segregati. Ciò include sia JP Morgan che Danske Bank, il che significa che Pleo non ha accesso al denaro.
Utilizzo di Pleo: app e opzioni basate sul Web
Per utilizzare le funzionalità disponibili su Pleo, i tuoi dipendenti dovranno scaricare e installare l’app Pleo sui loro telefoni cellulari. Ciò garantisce che siano in grado di assegnare categorie di spesa come e quando utilizzano la carta, nonché di scattare un’istantanea della rispettiva ricevuta. L’app è disponibile per il download gratuito e compatibile con dispositivi Android e iOS.
Pleo è accessibile anche da un browser Web desktop standard. Questo è meglio utilizzato per la manutenzione dell’account, come la revisione delle transazioni e l’installazione dei limiti delle carte.
Assistenza clienti
Il team di Pleo può essere contattato tramite una funzione di chat dal vivo, disponibile sia sulla piattaforma desktop che su quella basata su app. Puoi anche inviare un’e-mail al team all’indirizzo support@pleo.io per richieste non urgenti.
Se hai un account Premium, otterrai un account manager dedicato. È probabile che ciò includa una linea di supporto telefonico.
Recensione di Pleo: la linea di fondo?
Mentre ci sono altre startup sul mercato che offrono servizi simili a quello di Pleo, vale la pena considerare la piattaforma se si desidera semplificare le spese aziendali.
A un prezzo di partenza di soli £ 5 per utente, al mese, è possibile rimuovere i problemi che in genere derivano da carte di credito aziendali, note spese e riconciliazione.
Invece, tutto può essere eseguito per tuo conto non appena il dipendente assegna all’acquisto una categoria di spesa e scatta una foto della ricevuta.
Inoltre, con la possibilità di integrare le tue spese Pleo con noti programmi software di contabilità, questo elimina ulteriormente la necessità di documenti inutili.